Respuestas ante los desastres: el cierre de tu negocio

Si eres como la mayoría de los propietarios de negocios, probablemente soñaste con abrir tu propio negocio años antes de poder hacerlo. Y como muchos de ellos, es posible que algún día tengas que enfrentarte a la realidad de tener que cerrar temporalmente las puertas de tu negocio debido a una emergencia.

Independientemente de la causa del cierre de tu negocio, hay cosas que quizás quieras hacer antes de apagar las luces y cambiar el letrero de "abierto" a "cerrado".

1. Notifica a tus empleados

Tus empleados son el alma de tu negocio. Sincerarse con ellos es importante. Explica el motivo del cierre, responde a cualquier pregunta y mantenlos informados en cada paso del camino hacia la reapertura. No solo es lo correcto, sino que también es una decisión inteligente si quieres que regresen al trabajo cuando vuelvas a abrir.

• Programa una reunión. Si no puedes mantener una reunión en persona en el lugar de trabajo por problemas de seguridad, daños en el edificio o por motivos de salud, invítalos a todos a una reunión por video, llama a cada uno de ellos para tener una conversación o utiliza un sistema de llamadas automatizadas.
• Proporciona información sobre beneficios. Si los empleados califican para COBRA cobertura médica o desempleo, dales la información que necesiten para poder solicitar los beneficios de inmediato. Cada estado tiene diferentes requisitos de desempleo, así que consulta con el tuyo para obtener información específica y los plazos de presentación.
• Comunícate con frecuencia. Si los empleados no saben si van a tener un trabajo en el futuro, es más probable que busquen otras opciones de trabajo y no estén disponibles para regresar una vez que vuelvas a abrir. Asegúrate de mantenerte en contacto con los empleados y pregúntales sobre su situación laboral para saber si tienes que empezar a buscar otros empleados una vez que se acerque la reapertura.

2. Comunícate con tus clientes

Así como promocionarías la gran inauguración de tu negocio para atraer a los clientes a visitarlo, es importante avisarles cuando esté cerrado, incluso si es un cierre temporal. Considera las siguientes formas de hacer correr la voz.

• Coloca letreros en la puerta de entrada o en las ventanas. Asegúrate de decir que es un cierre temporal y proporciona una fecha de reapertura, si la tienes. Esto ayudará a evitar que los clientes asuman que has cerrado para siempre cuando lleguen y vean que las puertas están cerradas.
• Publica actualizaciones en los medios sociales. Esta es una manera rápida y fácil de difundir el mensaje. Y permite que tus seguidores hagan correr la voz aún más cuando compartan tus publicaciones con los demás.
• Personaliza el mensaje. Si tienes una base de datos de clientes, envía emails o llama por teléfono a algunos de tus mejores clientes. Este tipo de comunicación personalizada puede contribuir en gran medida a que los clientes se sientan valorados.
• Actualiza tu perfil de Google. Mantén actualizado el horario de atención y el estado en tu perfil comercial de Google para proporcionar a los clientes una manera fácil de ver si está abierto. Puedes indicar si tu negocio está abierto, cerrado temporalmente o cerrado permanentemente.
• Recomienda otros negocios. Quizás quieras ofrecer a tus clientes soluciones alternativas para sus necesidades mientras tu negocio esté cerrado, ya sea recomendando otro negocio local o una opción por Internet. Los últimos años han sido duros para todos. Muchos clientes apreciarán tus esfuerzos y continuarán apoyándote.

3. Comunícate con tus proveedores

Independientemente del tipo de negocio que tengas, lo más probable es que trabajes con proveedores que ofrecen productos o servicios, a menudo de forma regular. Asegúrate de informarles de tu cierre temporal antes de su próxima entrega o servicio programado.

• Suspende cualquier pedido pendiente. Si tienes pedidos pendientes con proveedores, o incluso si no los tienes, sería una buena idea comunicarte con ellos e informarles sobre tus circunstancias. Es posible que estén dispuestos a trabajar contigo para eliminar cargos o brindarte opciones de pago en cualquier factura pendiente si están al tanto de lo que está sucediendo.
• Devuelve el inventario sin usar. Pregúntales a tus proveedores si están dispuestos a aceptar cualquier exceso de inventario que se quede parado durante el cierre, especialmente si es perecedero.
• Haz una venta de liquidación. Si tienes inventario que no puedes devolver a tus proveedores, considera vendérselo a tus clientes a precio de descuento. Tener alguna ganancia es mejor que no tenerla.
• Considera tu espacio. Si estás alquilando un edificio, quizá quieras comunicarte con el arrendatario para hablar sobre si puedes negociar nuevos términos o subarrendar tu espacio hasta que vuelvas a abrir.

4. Comunícate con profesionales financieros

Cerrar temporalmente tu negocio puede tener implicaciones financieras más allá de tus ganancias. Tu contador o asesor financiero puede ayudarte a mantener el rumbo con tus metas actuales y futuras.

• Habla con tu contador. Infórmale si los empleados están siendo despedidos o suspendidos temporalmente, o si planeas mantener a algún empleado en nómina a tiempo parcial, ya que todo esto afectará los impuestos sobre la nómina.
• Habla con tu representante bancario para negocios. Analiza cómo conservar el flujo de efectivo durante el cierre de tu negocio.
• Considera la financiación. Habla con tu representante bancario sobre si la financiación comercial puede ser una buena opción para poder seguir a flote durante el cierre.

5. Consulta tus pólizas de seguro.

Comunícate con tu agente de seguros para averiguar sobre tu póliza específica. Es posible que tengas cobertura sobre las pérdidas sufridas debido a un cierre temporal fuera de tu control.

• Consulta sobre tu cobertura. Pregúntale a tu agente si tienes seguro por "interrupción de negocios". Si no tienes este tipo de cobertura, es posible que quieras ajustar tu póliza en caso de que alguna vez la necesites en el futuro.
• Presenta una reclamación. Si tu cierre se debió a una tormenta, inundación, huracán, tornado o cualquier tipo de suceso metereológico o desastre natural, es posible que tengas cobertura.
• Evalúa los daños. Si puedes presentar una reclamación, lo más probable es que debas documentar cualquier pérdida. Así que asegúrate de hacer un inventario, fotografías y tomar muchas notas. No limpies, reconstruyas ni deseches ningún artículo o inventario hasta que el tasador del seguro haya completado su inspección.

6. Suspende cualquier suscripción o servicio innecesario

Mantener las luces encendidas es parte del procedimiento operativo normal de todo negocio. Pero cuando no está en funcionamiento, muchos de tus servicios tampoco necesitan estarlo.

• Detén los servicios públicos. Comunícate con las compañías de cable y servicios públicos para avisarles de que tu negocio ha cerrado temporalmente. A menudo pueden suspender los servicios y cargos asociados hasta que el negocio vuelva a estar operativo.
• Cancela suscripciones. Comprueba si alguna suscripción mensual o trimestral aún está en pago automático. Revisa tu estado de cuenta bancario para buscar pagos recurrentes que quizá hayas olvidado y suspende los que no necesites, como servicios de transmisión de música y video, licencias de software y suscripciones a publicaciones comerciales. Te sorprenderá cuánto dinero puedes ahorrar.
• Mantén la seguridad. Un servicio que no debes desactivar es el sistema de seguridad, si tienes uno. Tener las alarmas y cámaras funcionando puede ser más importante cuando un negocio está cerrado.

7. Sigue administrando tu negocio

Aunque cierres tu negocio temporalmente, todavía tienes muchas responsabilidades asociadas, incluyendo completar y presentar formularios de impuestos, desempleo y nómina.

Habla con tu contador o asesor financiero sobre las leyes federales y estatales y cualquier extensión aplicable para la que es posible que califiques.

Estamos aquí para ayudarte

Cuando ocurre un desastre, es posible que tengas más preguntas que respuestas. Estamos a tu lado. Nuestra serie sobre Respuestas ante los desastres fue diseñada para ayudarte a planificar el siguiente paso (y los que vengan después) y poner al alcance de tu mano muchos de los consejos y recursos que puedes necesitar.

• Desastres naturales
• Robos
• Interrupciones en la cadena de suministro
• Ajustes de precios
• La reapertura de tu negocio

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