Cómo los estados de flujo de efectivo pueden llevar a tu negocio al éxito

Como propietario de un negocio, probablemente creas que tus ingresos y ganancias son los indicadores de tu éxito. Pero supervisar tu flujo de efectivo, es decir, cuánto dinero entra y sale de tu negocio cada mes, puede ser igual de importante. ¿Cuál es la mejor manera de supervisarlo? Con los estados de flujo de efectivo.

Para ver un estado de flujo de efectivo en acción y comprender su potencial, imaginémonos a una panadera aprendiendo a administrar el efectivo de su fantástico y ajetreado negocio.

Cómo el flujo de efectivo puede afectar tu negocio

Te presentamos a Maya, nuestra propietaria imaginaria de la panadería Le Petit Vélo.

Cada mañana, Maya llega a su panadería antes del amanecer para preparar baguettes y cruasanes frescos para el apuro de la mañana. El día se vuelve más ajetreado a medida que los clientes van llegando a por café y pastelitos para el desayuno. Con el ajetreo de servir a los clientes y reponer los estantes, Maya está demasiado ocupada para supervisar cada transacción en detalle. 

Al final de cada día, cuando por fin Maya puede hacer el cierre de caja e inventario, los números le dicen que Le Petit Vélo es rentable, pero eso es todo. No le dan una visión completa de cuánto dinero entra y sale regularmente, para así poder hacer planes por adelantado. Y Maya sabe que, aunque la panadería sea rentable en teoría, no tener suficiente efectivo a mano para comprar harina o pagar a sus empleados podría impedirle seguir funcionando.

Al igual que muchos otros propietarios de negocios, Maya ha descubierto que, con el tiempo, necesitará manejar mejor el efectivo que entra y sale de la panadería.

¿Qué es un estado de flujo de efectivo?

Más que unas supuestas ganancias, supervisar el efectivo que entra y sale cada mes te muestra los dólares reales que fluyen por tu caja registradora.

Eso es lo que hace un estado de flujo de efectivo: resumir cuánto efectivo entra y sale de tu negocio durante un período determinado, desglosando tus transacciones en efectivo en 3 categorías:

• Actividades operativas: el efectivo de las operaciones cubre los ingresos y gastos diarios, como ventas, nómina, alquiler y suministros. En el caso de Maya, esto significa monitorear la venta de sus productos, el costo de los ingredientes, la nómina y el alquiler para saber si sus operaciones están generando suficiente efectivo día a día.

• Actividades de inversión: el efectivo asignado a inversión monitorea el dinero que se gasta en inversiones para hacer crecer el negocio, como nuevos equipos o una segunda ubicación. En Le Petit Vélo, esto requiere controlar las inversiones en nuevos hornos, mezcladores y expositores que puedan ayudarle a potenciar las ventas y el crecimiento.

• Actividades de financiación: el efectivo de la financiación incluye préstamos para negocios o cualquier otra financiación externa. Maya quiere vigilar de cerca el saldo de sus préstamos para negocios para determinar cuánto depende su panadería de esos fondos.

Para hacernos una idea de cómo funciona, vamos a imaginar cómo prepararía Maya su primer estado de flujo de efectivo.

Cómo armar un estado de flujo de efectivo

Maya empieza por reunir información sobre las actividades operativas, de inversión y de financiación de la panadería durante el último trimestre.

Estado de flujo de efectivo de Le Petit Vélo

Trimestre finalizado el 31 de diciembre

• Actividades operativas
  • Efectivo de las ventas de pan: $25,000 
  • Efectivo de las ventas de pasteles: $15,000
  • Efectivo gastado en ingredientes: –$14,000
  • Efectivo gastado en nóminas: –$10,000
  • Efectivo gastado en servicios públicos: –$3,000
  • Efectivo gastado en el alquiler: –$5,000
  • Efectivo total de las operaciones: $8,000

• Actividades de inversión
  • Efectivo gastado en el nuevo horno: –$10,000
  • Efectivo gastado en mejorar el mezclador: –$3,000 
  • Efectivo total de inversiones: –$13,000

• Actividades de financiación
  • Préstamo recibido: $15,000
  • Pago del préstamo: –$5,000
  • Efectivo total de financiación: $10,000

• Incremento neto del efectivo: $5,000

Cómo leer el estado de flujo de efectivo

Al haber completado un primer estado de flujo de efectivo trimestral, ahora Maya puede ver claramente cuánto dinero entra y sale de las operaciones de Le Petit Vélo y de dónde viene.

En su estado de flujo de efectivo más reciente, Maya tuvo un incremento neto de $5,000 en ese trimestre. Pero, al profundizar, ve áreas de mejora:

• Sus actividades operativas generaron $8,000 en efectivo este trimestre, lo que refleja el flujo de efectivo de las ventas principales de panadería.

• En sus actividades de inversión, gastó $13,000, creando un déficit de $5,000 entre el efectivo que gastó y el efectivo que recibió a través de sus operaciones diarias.

• Sus actividades de financiación aportaron $10,000 de efectivo en préstamos, lo que ayudó a cubrir este déficit de efectivo de $5,000.

Según los números, Maya gastó $5,000 más de lo que ganó. La buena noticia es que, como Maya no hará compras importantes de equipos todos los trimestres, gastará menos y tendrá la oportunidad de resolver su déficit de efectivo en su próximo estado de flujo de efectivo.

Cómo encajan los estados de flujo de efectivo en tus informes financieros

Junto con el estado de resultados y el balance general, los estados de flujo de efectivo forman parte de los estados financieros principales de un negocio:

• El estado de resultados muestra los ingresos generados y los gastos incurridos durante un período de tiempo para proporcionar una visión general de la rentabilidad, pero no muestra el saldo de efectivo.

• El balance general resume los activos, pasivos y capital en un determinado momento, pero no monitorea el flujo de efectivo.

• Los estados de flujo de efectivo complementan al estado de resultados y el balance general al monitorear el efectivo que entra y sale y así ofrecer visibilidad del efectivo disponible para cumplir con las obligaciones del negocio.

Para la propietaria de un pequeño negocio como Maya, monitorear los 3 estados de cuenta al mismo tiempo puede darle una mejor idea de la salud financiera de su negocio.

Por qué son útiles los estados de flujo de efectivo

Adquirir el hábito de preparar los estados de flujo de efectivo es valioso para los propietarios de negocios, porque estos documentos proporcionan perspectivas y visibilidad que ayudan a informar mejor las decisiones financieras. Por ejemplo, los propietarios de negocios pueden usar estados de flujo de efectivo para:

• Verificar el efectivo disponible para cubrir las próximas facturas y gastos. En el caso de Maya, puede verificar de cuánto efectivo dispone su panadería para pagar las facturas a tiempo.

• Analizar los datos a lo largo del tiempo para identificar problemas que puedan reducir el flujo de efectivo, como una disminución en las ventas o unas inversiones muy altas. Maya puede usar sus estados de cuenta para detectar áreas de flujo de efectivo bajo, como una caída en las ventas de pasteles.

• Evaluar si el flujo de efectivo neto cubre las deudas mensuales y los costos operativos. Maya puede asegurarse de que su flujo de efectivo neto cubra sus deudas y costos todos los meses.

• Usar tendencias para presupuestar y planificar gastos para períodos futuros. Por ejemplo, Maya podría reducir las nuevas inversiones en hornos para liberar efectivo y poder enfocarlo en marketing.

• Proporcionar los estados de cuenta a posibles prestamistas para calificar para préstamos para negocios. Maya puede usar sus estados de flujo de efectivo cuando vaya a pedir financiación para abrir una segunda panadería.

Cómo usar los estados de flujo de efectivo para construir tu negocio

El punto central de la historia de Maya es que preparar regularmente los estados de flujo de efectivo puede ser una poderosa herramienta para mantener la salud financiera de tu negocio. Mira las tendencias a lo largo del tiempo en cada una de las secciones. ¿Dónde surgen los excedentes o déficits de efectivo? Por ejemplo, es posible que tengas déficits de efectivo en temporadas de mucha actividad, con un gasto excesivo en inventario y suministros. Puedes planificar por adelantado para el próximo año.

Con una base sólida de gestión de efectivo, puedes tomar decisiones de negocios mejor informadas entre bastidores, mientras te centras en hacer lo que más te gusta. En el caso de Maya, es servir deliciosos productos horneados. En tu caso, podría ser entrenar a clientes o diseñar productos.

¿La principal conclusión? Entender tu flujo de efectivo ayuda a eliminar muchas de las conjeturas financieras a la hora de administrar tu negocio, y supervisar y administrar bien el flujo de efectivo puede marcar la diferencia entre simplemente salir adelante y que tu negocio prospere activamente.

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