¿Qué tipo de calendario de nómina es adecuado para tu negocio?

Seleccionar un calendario de nómina para tu negocio es una de las decisiones más importantes que tomarás para tus empleados.

Con el ajetreo del trabajo y lo mucho que debes considerar mientras preparas el lanzamiento de tu negocio, puede que a simple vista no te parezca crítico escoger cuándo y con qué frecuencia pagarás la nómina. Pero vale la pena que le prestes atención. Estos intervalos tienen implicaciones importantes de capital fiscal, financieras y de habitabilidad para ti y tu equipo. Tu calendario de nómina debe asegurar que todos reciban el pago correcto y oportuno.

Comparar los 4 tipos de calendario de nómina

Entender algunas de las opciones comunes de calendarios de nómina y cómo funcionan te proveerá de las herramientas y perspectivas necesarias para escoger una solución que funcione para todos. Sin embargo, antes de llegar demasiado lejos en la decisión, deberías consultar este cuadro del Departamento de Trabajo de EE. UU. Casi todos los estados tienen leyes vigentes que rigen la frecuencia de los pagos. Este cuadro te mostrará cuáles requieren una nómina semanal, quincenal, bimensual o mensual. Las leyes federales detallan las tasas de horas extras; es posible que estas deban calcularse cada semana.

Los calendarios de nóminas para negocios más comunes son semanales, quincenales, bimensuales y mensuales. Cada uno de estos escenarios afecta a las personas y a tu administración de nómina de diversas maneras:

1. Semanalmente: una vez a la semana; 52 cheques de pago al año
   Ventajas: una buena opción para un personal pagado por hora, este calendario puede ayudarles a tener un mejor control sobre sus finanzas personales. Como sus períodos de pago consisten en la misma cantidad de días, también es más fácil para un administrador de nómina calcular las horas extras.
   
   Desventajas: ten en cuenta que, si contratas a un proveedor de servicios de nómina, a menudo cobra por cada nómina que ejecuta. Si tu equipo es grande, la nómina ejecutada semanalmente puede acumularse rápidamente. También puede ser costoso en cuestión de tiempo para un administrador de nómina interno.
   
   
2. Semanalmente: cada 2 semanas; 26 cheques de pago al año
   Ventajas: otra opción viable para los empleados por hora, este calendario proporciona un día de pago fiable y consistente. Los empleados por hora, que tienen derecho a horas extras, suelen preferir los pagos quincenales para administrar sus finanzas personales.
   
   Desventajas: las deducciones de beneficios no siempre se alinean fácilmente porque no todos los meses tienen 4 semanas completas. En un año calendario, 2 meses tienen 3 períodos de pago. Esto significa que el pago acumulado en un período no se pagará hasta el siguiente. Esto puede complicarse para los administradores de nómina internos, que también pueden estar administrando informes de impuestos mensuales y primas de beneficios deducidas mensualmente.
   
   
3. Semestralmente: 2 veces al mes; 24 cheques de pago al año
   Ventajas: la frecuencia de nómina más común; este calendario de nómina tiene menos períodos de pago que los otros calendarios, lo que hace que procesar pagos sea menos costoso y tome menos tiempo. Los días de pago caen de forma constante los días 1 y 15, o los días 15 y 30 del mes. Como las primas de beneficios de seguro se cobran mensualmente, los calendarios de pagos bimensuales pueden simplificar la administración de las deducciones. Pero también pueden complicar la manera en que se calculan las horas extras y las comisiones para los empleados por hora. En general, los empleados asalariados no reciben pagos por horas extras, por lo que suelen preferir la nómina quincenal regular.
   
   Desventajas: hay desventajas para todos los tipos de empleados si no se ajustan. El día de pago puede caer en un día de fin de semana, un mes y un lunes al mes siguiente. Por el contrario, debido a que la nómina bimensual se usa menos que la quincenal, los cheques de pago de los empleados son de valores más altos en un período y más bajos en el siguiente, lo que puede dificultar el presupuesto de algunos trabajadores. Es posible que otros no tengan problemas con ella. Como los períodos de pago pueden abarcar más de una semana laboral, calcular el pago de las horas extras para los empleados por hora en este horario también puede ser más confuso y complicado.
   
   
4. Mensualmente: 1 período de pago al mes; 12 cheques de pago al año
   Ventajas: el calendario de nómina más simple y lento para los administradores, un calendario mensual puede tener sentido si empleas principalmente a trabajadores independientes o contratistas independientes. Están acostumbrados a facturar por su trabajo y a esperar hasta 30 días para recibir el pago.
   
   Desventajas: aunque este calendario facilita la administración de las deducciones de nómina de beneficios (porque las primas de beneficios generalmente se cobran mensualmente) y es el más rentable para los empleadores, puede ser una carga para los nuevos empleados que se ven obligados a esperar un mes completo para que se les pague y luego deben administrar los gastos personales en solo 12 pagos al año.

Verifica, confirma o busca ayuda

Una vez que hayas establecido un calendario de nómina, es una buena idea compartir tu decisión con un profesional de contabilidad que conozca tu situación particular y/o un abogado familiarizado con las leyes laborales de tu estado. Ambos son recursos de gran valor que pueden ayudarte a evitar errores al configurar tu nómina.

Si estás interesado en obtener ayuda adicional con tu nómina, comunícate con un representante bancario para negocios de Chase para aprender más sobre tus opciones de nómina.