¿Qué programa de nómina es adecuado para tu negocio?

Seleccionar un programa de nómina para tu negocio es una de las decisiones más importantes que tomarás para tus empleados.

Con lo ocupado que puedes llegar a estar y lo mucho que debes considerar mientras preparas el lanzamiento de tu negocio, puede que a simple vista no te parezca crítico escoger cuándo y con qué frecuencia pagarás las nóminas. Pero vale la pena que le prestes atención. Estos períodos tienen importantes implicaciones tributarias financieras y de habitabilidad para ti y tu equipo. Tu programa de nómina debe asegurar que todos reciban el pago correcto y oportuno.

Cómo sopesar los 4 tipos de programas de nómina

Entender algunas de las opciones comunes de los programas de nómina y cómo funcionan te equipará con las herramientas y perspectivas necesarias para escoger una solución que funcione para todos. Sin embargo, antes de tomar una decisión, deberías revisar este Cuadro del Departamento del Trabajo de EE. UU., Se abre en superposición. Casi todos los estados tienen leyes vigentes que rigen la frecuencia de los pagos. Este cuadro te mostrará cuáles requieren una nómina semanal, quincenal, bimensual o mensual. Las leyes federales detallan las tasas de horas extras; es posible que estas deban calcularse cada semana.

Los programas de nóminas para negocios más comunes son semanales, quincenales, bimensuales y mensuales. Cada uno de estos escenarios afecta a las personas y a tu administración de nómina de diversas maneras:

1. Semanal: una vez por semana; 52 cheques de pago por año
   Ventajas: una buena opción para el personal pagado por hora; este programa puede ayudarlos a tener un mayor control sobre sus finanzas personales. Como sus períodos de pago consisten en la misma cantidad de días, también es más fácil para un administrador de nómina calcular las horas extras.
   
   Desventajas: ten en cuenta que si contratas a un proveedor de servicio de nómina, a menudo cobra por cada nómina que ejecuta. Si tu equipo es grande, la nómina ejecutada semanalmente puede acumularse rápidamente. También puede ser costoso en cuestión de tiempo para un administrador de nómina interno.
   
   
2. Quincenal: cada 2 semanas; 26 cheques de pago por año
   Ventajas: otra opción viable para empleados por hora; este programa proporciona un día de pago confiable y constante. Los empleados por hora, que tienen derecho a horas extras, suelen preferir los pagos quincenales para administrar sus finanzas personales.
   
   Desventajas: las deducciones de beneficios no siempre se alinean fácilmente porque no todos los meses tienen 4 semanas completas. En un año calendario, 2 meses tienen 3 períodos de pago. Esto significa que el pago acumulado en un período no se pagará hasta el siguiente. Esto puede complicarse para los administradores de nómina internos, que también pueden estar administrando informes de impuestos mensuales y primas de beneficios deducidas mensualmente.
   
   
3. Bimensual: 2 veces al mes; 24 cheques de pago por año
   Ventajas: la frecuencia de nómina más común, este programa de nómina tiene menos períodos de pago que los otros programas, lo que hace que procesar los pagos sea menos costoso y lleve más tiempo. Los días de pago caen de forma constante los días 1 y 15, o los días 15 y 30 del mes. Como las primas de beneficios de seguro se cobran mensualmente, los programas de pagos bimensuales pueden simplificar la administración de las deducciones. Pero también pueden complicar la manera en que se calculan las horas extras y las comisiones para los empleados por hora. En general, los empleados asalariados no reciben pagos por horas extras, por lo que suelen preferir la nómina quincenal regular.
   
   Desventajas: hay desventajas para todos los tipos de empleados si no se ajustan. El día de pago puede caer en un día de fin de semana, un mes, y un lunes al mes siguiente. Por el contrario, debido a que la nómina bimensual se usa menos que la quincenal, los cheques de pago de los empleados son más grandes en un período y más pequeños en el siguiente, lo que puede dificultar el presupuesto de algunos trabajadores. Es posible que otros no tengan problemas con ella. Como los períodos de pago pueden abarcar más de una semana laboral, calcular el pago de las horas extras para los empleados por hora en este horario también puede ser más confuso y complicado.
   
   
4. Mensual: un período de pago por mes; 12 cheques de pago por año
   Ventajas: el programa de nómina más simple y que toma menos tiempo para los administradores. Un programa mensual puede tener sentido si principalmente usas trabajadores independientes o contratistas independientes. Están acostumbrados a facturar por su trabajo y a esperar hasta 30 días para recibir el pago.
   
   Desventajas: aunque este programa hace que administrar las deducciones de nómina de beneficios sea más simple (porque las primas de beneficios generalmente se cobran mensualmente) y es el más rentable para los empleadores, puede ser una carga para los nuevos empleados que se ven obligados a esperar un mes completo para que se les pague y luego deben administrar los gastos personales solo en 12 pagos por año.

Verifica, confirma o busca ayuda

Una vez que hayas establecido un programa de nómina, es una buena idea compartir tu decisión con un profesional de contabilidad que conozca tu situación particular y/o un abogado familiarizado con las leyes laborales de tu estado. Ambos son recursos de gran valor que pueden ayudarte a evitar errores al configurar tu nómina.

Si estás interesado en obtener ayuda adicional con tu nómina, comunícate con un representante bancario para negocios de Chase para aprender más sobre tus opciones de nómina.