Qué buscar en un proveedor de servicios de nómina

Los servicios de nómina son negocios independientes que asisten o asumen todas las responsabilidades de nómina, o de pagar a los empleados, en nombre de otro negocio. No todos los negocios usan dicho servicio, y es posible que algunos negocios prefieran hacer su propia nómina, lo que es una opción viable.

Para los negocios que escogen tercerizar su nómina, la pregunta se convierte en: ¿Qué proveedor de servicios de nómina es la opción correcta? ¿Qué deberías buscar en un proveedor? Es posible que estas preguntas no sean tan difíciles de responder como parecen.

Inspección de calidad

Un sistema de nómina para pequeños negocios, y los servicios de nómina que usan, comparten algunas características y beneficios comunes. Busca estas cualidades en un proveedor de servicios de nómina.

Costo

Sencillo y simple, los servicios de nómina deben ser asequibles. Las necesidades de tu negocio, la complejidad de tu estructura de nómina y tu presupuesto son todos factores al escoger un proveedor. Naturalmente, cuanto más asequible sea, mejor, pero no con un costo que afecte la calidad.

Otro aspecto de la asequibilidad es la configuración del contrato y el programa de pagos entre un negocio y el proveedor de servicios. Algunos proveedores operan con contratos a largo plazo que duran un año o más, mientras que otros servicios trabajan con contratos mensuales más casuales. Considera cómo estos contratos coinciden con el ciclo de ingresos de tu negocio para asegurarte de que el uso del servicio no cause dificultades financieras.

Reputación

Una buena reputación puede ser una señal de buenos resultados, y no se trata solo de la tranquilidad de saber que un proveedor será responsable. Lee las reseñas o habla con colegas de negocios en tu industria para comprender mejor qué proveedores de nómina están disponibles y comparar sus reputaciones y experiencias de los clientes.

Los negocios son únicos, y sus situaciones financieras lo reflejan, incluyendo los desafíos relacionados con la nómina. Trabajar con un servicio de nómina experimentado y reconocido puede ayudar a garantizar que cualquier problema potencial se aborde de manera adecuada y eficiente.

Capacidad

El proveedor debe poder satisfacer las necesidades del negocio, desde el tamaño hasta los matices de su estructura de nómina. Una manera de garantizar que el proveedor sea una buena opción es hacer estas preguntas por adelantado:

• ¿Ofrecen múltiples opciones de pago?
• ¿Ofrecen múltiples tasas salariales? ¿Pagos de embargo?
• ¿Tienen funciones para la administración de licencias laborales pagas (PTO, por sus siglas en inglés) o la administración de compensación de trabajadores?
• ¿Proporcionan informes de nómina detallados? ¿Con qué frecuencia?

Facilidad

Es posible que estas excelentes cualidades no importen si la interfaz para administradores no es fácil de usar y acceder a las funciones resulta difícil. Después de todo, parte del motivo de la subcontratación de los servicios de nómina es aliviar el trabajo adicional y el estrés del negocio. Si el servicio no es fácil de usar, ¿cuál es el punto?

También querrás averiguar si los servicios de nómina pueden integrarse a tus programas de negocios existentes. Las empresas con programas que monitorean o registran asistencia, horas trabajadas o contabilidad querrán un proveedor cuyo servicio pueda sincronizarse bien sin causar problemas.

Siente curiosidad por los servicios

No tengas miedo de hacer preguntas cuando intentes decidir cuál es el proveedor de servicio de nómina adecuado. Estas son algunas preguntas adicionales para considerar cuando encuentres el proveedor adecuado para ti:

• ¿Qué medidas de seguridad toman para proteger los datos?
• ¿Cómo implementan sus servicios a escala?
• ¿Qué tipos de asistencia ofrecen a los clientes y sus empleados?
• ¿Cuán estable es su servicio?
• ¿Qué medidas han implementado para los clientes que no pueden acceder a su servicio?

No te avergüences al hacer cambios

A veces, un negocio puede llevar a cabo toda la diligencia debida que pueda, hacer las preguntas correctas, obtener las respuestas correctas y sentir que un proveedor de servicios de nómina es el adecuado. Pero con el tiempo, la sociedad no funciona o las necesidades del negocio ya no pueden satisfacerse.

No pasa nada. Muchos proveedores de servicios de nómina operan en contratos a corto plazo que ofrecen a los negocios la oportunidad de cambiar de servicios. Por supuesto, puede haber complicaciones en la nómina durante el cambio, pero si la meta final es un servicio de nómina de calidad sin problemas, vale la pena el esfuerzo.

Ya sea que estés buscando cambiar de proveedores de servicios de nómina o seleccionar tu primer proveedor ahora, es importante que te prepares con las preguntas correctas para hacer y conocer los criterios que un proveedor debe cumplir para tu negocio. También puedes hablar con un banquero para negocios de Chase para aprender más sobre cómo una cuenta bancaria para negocios podría ayudar a mejorar tus sistemas de nómina.