Sugerencias para administrar los recursos humanos de los pequeños negocios

Encontrar el enfoque correcto para administrar tus recursos humanos (RR. HH.) es una de las tareas más importantes que realizarás como propietario de un pequeño negocio. La gestión de RR. HH. abarca todo tu negocio, desde la contratación hasta garantizar la seguridad en el trabajo, además de mantener la documentación y los registros requeridos por la ley. Un responsable de RR. HH. también puede ayudar a establecer el tono y la cultura de tu compañía.

Sin embargo, invertir en un departamento completo puede ser un desafío para un pequeño negocio con recursos limitados. Trabajar de manera inteligente y con las herramientas adecuadas para administrar tus RR. HH. te puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero a la vez que mantienes la infraestructura para respaldar y asistir a tus empleados.

Optimizar los recursos humanos de los pequeños negocios

Independientemente del tamaño y los requisitos de tu negocio, necesitas tener a una persona que administre tus recursos humanos. A algunas compañías les funciona bien subcontratar el trabajo más necesario, mientras que otras incorporan a un gerente de RR. HH. a tiempo completo para manejar el reclutamiento y la retención del personal, junto con otras funciones específicas de RR. HH.

Puedes encontrar muchas aplicaciones en la nube que te podrán ayudar con las tareas de RR. HH. de tu pequeño negocio. Estos programas pueden almacenar registros, ayudarte a crear y compartir procesos y facilitar la gestión de nóminas. Algunas herramientas incluso integran inteligencia artificial como ayuda para anticipar necesidades y proporcionar la información correcta a los empleados.

3 tareas que tu Departamento de Recursos Humanos debería administrar

Hay 3 cosas que un sistema de RR. HH. debería cubrir.

1. Mantener los archivos de los empleados

Dependiendo de los estados donde operes, los propietarios de negocios deben mantener en un lugar seguro toda la documentación sobre el estado legal, los registros de impuestos, los detalles de nómina y las evaluaciones de desempeño de cada empleado. Mantener un archivo digital seguro y accesible únicamente para los usuarios autorizados ayudará a proteger esta información confidencial.

2. Crear las políticas y los procedimientos de la compañía

Son documentos que detallan todas las políticas y los procedimientos dentro de tu compañía y ayudan a los empleados a saber qué esperar. Como mínimo, deberías incluir: 

• Información sobre remuneración y beneficios
• Expectativas sobre el horario de trabajo y cómo solicitar y aprobar días libres.
• Procedimientos de seguridad, incluyendo normas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) e indicaciones para reportar conductas indebidas
• Políticas contra la discriminación
• Recomendaciones sobre la conducta esperada, incluyendo normas éticas y de vestimenta
• Cultura del lugar de trabajo, o los valores que defiende tu compañía, por ejemplo, la importancia de trabajar juntos como equipo

Muchas empresas requieren que sus nuevos empleados lean los procedimientos de la Compañía y declaren con su firma que los han leído y comprendido. El sistema de disciplina progresiva es otro elemento clave que debe incluirse en las políticas y los procedimientos.

3. Publicar las notificaciones requeridas

Debes designar un área donde se pueda mostrar la información, incluyendo los rótulos requeridos por la ley federal o estatal. Es importante actualizar esta información al menos una vez año o según lo requiera la ley.

Otras herramientas para ayudar a que tu lugar de trabajo funcione sin problemas

Para ayudar a tu negocio a funcionar a medida que crece tu fuerza laboral, considera usar herramientas que puedan optimizar otras responsabilidades relacionadas con RR. HH.

• Seguimiento del horario. Muchos estados requieren recibos de pago detallados que identifiquen las horas trabajadas.
• Beneficios. Más empleados significa más variación en los beneficios, y una herramienta para monitorear qué beneficios tiene cada empleado, incluyendo sus días libres, puede ser muy beneficiosa.
• Evaluaciones. Las evaluaciones de desempeño y los registros de los empleados deben gestionarse a su debido tiempo y de forma confidencial.
• Nóminas. Es vital asegurarse de pagar a tus empleados a tiempo y de mantener registros precisos de nóminas, impuestos y retenciones.