Conceptos básicos de contabilidad: cómo entender los débitos y los créditos

 

Ya sea que te consideres entusiasta de la contabilidad o que tengas fobia a los números, tener una contabilidad precisa es esencial para tu éxito. Es como creas recibos, remuneras a tus empleados, pagas facturas y mides el bienestar financiero general de tu negocio. Al tener una visión clara de tu flujo de efectivo con registros financieros detallados, puedes presupuestar más fácilmente, monitorear tus ganancias e identificar maneras estratégicas de crecer.

Pero hay 2 términos en la jerga de contabilidad que a menudo dejan a un nuevo propietario de negocios rascándose la cabeza: los débitos y los créditos.

¿Qué significa exactamente cada término? ¿Cómo pueden los débitos hacer que algunas cuentas bajen y, a la vez, que otras aumenten? ¿Y cómo afecta todo esto a tu negocio?

Esto es lo que tienes que saber.

 

Los débitos (DR) y los créditos (CR)

Para mantener en orden los registros financieros de tu negocio, es necesario monitorear el dinero que entra y el que sale; eso también se conoce como equilibrar tus cuentas. Las entradas individuales de un balance general se denominan débitos y créditos.

Los débitos (a menudo representados como DR) registran el dinero entrante, mientras que los créditos (CR) registran el dinero saliente.

Se representarán en tu balance general según el tipo de cuenta al que correspondan.

 

Cuál es el significado real de "balance"

Cualquier negocio que esté gastando y recibiendo dinero probablemente asignará las transacciones a 1 de los 5 tipos de cuentas principales:

• Las cuentas de activos contienen los recursos con los que cuenta una compañía para generar ingresos (inventario, cuentas por cobrar, efectivo).

• Las cuentas de gastos reflejan lo que le cuesta a la compañía llevar a cabo sus negocios (gastos de entrega, gastos de publicidad, materiales, mano de obra).

• Las cuentas de pasivos muestran lo que el negocio les debe a los acreedores (cuentas por pagar, salarios, impuestos sobre la renta).

• Las cuentas de capital se refieren al capital que tiene el propietario en su compañía (inversiones iniciales o tenencias de acciones).

• Las cuentas de ingresos/entradas reflejan los ingresos que genera tu negocio.

El mundo de la contabilidad tiene dos sistemas principales: la contabilidad por partida simple or partida doble. La partida simple solo registra ingresos y gastos, mientras que la partida doble incluye activos, pasivos y capital al registrar cada transacción dos veces: una como un débito y otra como un crédito.

La mayoría de los negocios siguen el sistema de partida doble, también conocido como de doble entrada, en el que cada transacción financiera afecta al menos 2 cuentas. El dinero que entra en una cuenta debe salir de otra. Cuando estas dos entradas se equilibran y dan un resultado total de cero en el balance general, se considera que tus cuentas están equilibradas. Esto cumple con una de las reglas de oro de la contabilidad:

Activos (lo que tienes) - Pasivos (lo que debes) = Capital (lo que te queda)

 

En otras palabras, cada artículo que tenga tu negocio (inventario, herramientas, incluso un préstamo) puede clasificarse como algo que debes (pasivos) o algo que te pertenece (capital). Piénsalo así: Si pides prestado $100, esos $100 son a la vez un activo (efectivo) y un pasivo (préstamo). Cuando gastas $200 en herramientas nuevas, esos $200 se convierten en un activo (las herramientas) y en tu capital (dinero que tarde o temprano vas a recuperar). Ese es el concepto fundamental detrás de los créditos y débitos.

Para cada débito en una cuenta, otra cuenta debe tener un crédito correspondiente de igual valor para compensarlo.

El hecho de que un débito o crédito signifique un aumento o una disminución en una cuenta depende del tipo de cuenta. En la contabilidad tradicional por partida doble, los débitos se escriben a la izquierda y los créditos a la derecha, así:

• Cuentas de activos Débito aumento, Crédito disminución

• Cuentas de gastos Débito aumento, Crédito disminución

• Cuentas de pasivos Débito disminución, Crédito aumento

• Cuentas de capital Débito disminución, Crédito aumento

• Cuentas de ingresos/entradas Débito disminución, Crédito aumento

 

Veámoslo en la práctica

Ahora veremos cómo puedes aplicar los débitos y créditos a algunos ejemplos prácticos de un negocio.

Comprar herramientas de trabajo

Digamos que tienes una panadería y decides comprar un nuevo horno por $2,000. Disminuyes, o haces un débito de, tu saldo en efectivo por una cantidad de $2,000 para pagar el horno, pero aumentas, o haces un crédito de, el valor de tus activos por un valor de $2,000. Así es como esta compra afecta tu balance general:

Cuenta

• Activos: Herramientas Débito: $2,000

• Activos: Efectivo Crédito: $2,000

Préstamo para la ampliación de un negocio

Para ampliar tu panadería, consigues un préstamo de $10,000 de un banco. Aumentas (haces un débito de) tu saldo en efectivo en $10,000 porque recibiste el préstamo y registras un pasivo (haces un crédito de) por la cantidad del préstamo de $10,000, que tienes que devolver. Registras cada transacción así:

• Activos: Efectivo Débito: $10,000

• Pasivo: Préstamo por pagar Crédito: $10,000

Salarios de empleados

Ha llegado el día de pago y tienes que pagar a tus empleados $2,500 en salarios. Aumentas (haces un crédito de) tus gastos en $2,500, lo que reduce tu capital. Disminuyes (haces un débito de) tu saldo en efectivo en $2,500 para pagar a tus empleados. Tu balance general queda así:

• Activos: Efectivo Débito: $2,500

• Capital: Gastos salariales Crédito: $2,500

 

Recordar lo básico

La próxima vez que te pongas a trabajar con tu balance general, es importante recordar que los débitos y créditos son las manos invisibles que mantienen todo en equilibrio. Al comprender las funciones que desempeñan, puedes administrar tu dinero con confianza para tomar decisiones estratégicas que pongan a tu negocio en el camino hacia el éxito duradero.

Para obtener el apoyo que necesitas para mantenerte al tanto de tus finanzas, asegúrate de hablar con un representante bancario para negocios de Chase hoy mismo.