8 pasos para crear un plan de emergencia para tu negocio

No puedes predecir el futuro ni evitar que los desastres afecten tu negocio.

Sin embargo, puedes tomar medidas para que tu pequeño negocio esté preparado en caso de cambios imprevistos y desafortunados en el mercado. Con un poco de planificación cuidadosa y un plan de emergencia para negocios bien pensado, podrás minimizar el impacto negativo y ayudar a garantizar que tu negocio siga funcionando.

1. Anticipa tus riesgos más comunes.

El primer paso en la continuidad de un negocio y la planificación para emergencias es identificar los riesgos potenciales. El desastre puede ser causado por el hombre (un ataque de ciberseguridad) o natural (un huracán o terremoto). Los riesgos inherentes a los que te enfrentas dependen en gran medida de dónde se encuentre tu negocio o qué tipo de negocio dirijas.

Intenta imaginar cómo ocurrirían ciertos desastres según tu ubicación y mercado, luego revisa los pasos que te llevaron hasta allí para crear protecciones efectivas.

2. Identifica las prioridades principales de tu compañía.

La seguridad de tus empleados, clientes, proveedores y vecinos debería ser la prioridad principal para tu negocio. Deberías tener planes claros de evacuación y refugio, así como planes a largo plazo para apoyar a tu comunidad.

Identificar los materiales que tienen prioridad para tu negocio también ayuda a ver con claridad hasta dónde llega tu plan de emergencia. La prioridad más alta puede ser la propiedad física, el efectivo o los datos. En cualquier caso, considerar la ubicación y vulnerabilidad de cada activo del negocio ayudará a informar tu plan de emergencia.

3. Ten una solución segura como plan de contingencia.

Un plan de emergencia para negocios debería incluir almacenar y hacer copias de seguridad de todos los datos esenciales en una ubicación segura fuera del sitio. Las filtraciones de datos y otros ataques de ciberseguridad pueden ser increíblemente costosos para los pequeños negocios.

El almacenamiento seguro de datos puede minimizar el tiempo de inactividad durante un desastre y ayudarte a seguir en funcionamiento para tus empleados y el público. Si tu negocio guarda algún documento físico, es una buena idea protegerlo en una caja fuerte a prueba de incendios, y con copias digitales.

4. Desarrolla tu plan.

Diferentes negocios tendrán planes de emergencia muy distintos.

Sea cual sea tu entorno, mercado y plan de emergencia específicos, presta atención a los detalles. No vale la pena saltarte ningún detalle. Considera cómo protegerás a tus empleados en caso de un terremoto o tus activos comerciales físicos si hay un incendio o si tu base de datos de emails se ve comprometida. Además, incluye cuándo y cómo planeas dirigirte al público.

El programa Ready Business de FEMA proporciona varios kits de herramientas para desastres naturales para ayudar a garantizar que no se pase por alto nada crucial.

5. Establece una cadena de mando.

Al igual que con cualquier otra política de seguridad en el lugar de trabajo los planes de emergencia para negocios no son útiles si ninguna de las partes interesadas de tu negocio los conoce.

Una estrategia de comunicación en casos de emergencia debería ser un componente fundamental de tu plan. Identifica a los miembros del personal que puedan liderar eficazmente en situaciones tensas y de incertidumbre. Especifica quién está al mando, quién es el segundo al mando y a quién se debe contactar en caso de emergencia. Asegúrate de actualizar la información de contacto para emergencias de todo el personal anualmente.

6. Mitiga los daños potenciales.

Ayuda a mitigar el impacto de un desastre en tu negocio al mantener todos tus sistemas actualizados, desde los extintores de incendios hasta el software.

Además de probar tus diversos sistemas para detectar puntos débiles, asegúrate de que tu negocio tenga un seguro robusto ante desastres que representen (estadísticamente hablando) la mayor amenaza para tu entorno de trabajo.

7. Mantén al día tu plan de emergencia para pequeños negocios.

La mejor práctica es mantener tu plan de emergencia actualizado y probar su efectividad con frecuencia.

Asegúrate de que cosas como la información de contacto para emergencias y tu plan de evacuación estén actualizados, y asegúrate de que tu kit para desastres esté abastecido y que tengas acceso a él. Una vez al año, designa a los empleados para que realicen un simulacro de un desastre para asegurarte de que cada proceso funcione según lo previsto.

8. Averigua qué recursos para emergencias están disponibles.

Es una buena idea familiarizarte con los recursos de asistencia que hay disponibles ante un desastre en caso de que ocurra una emergencia. Habla con tu representante del banco para negocios para determinar si tus finanzas están en regla. La Asociación de Pequeños Negocios (SBA) tiene varios recursos para la ayuda en caso de desastre, incluyendo la asistencia por desempleo en caso de desastre y las calificaciones para disposiciones impositivas especiales y préstamos para emergencias.

La previsión y la preparación pueden ser de gran ayuda para minimizar el impacto de los desastres.

Además de un agente de seguros bien informado, habla con un empleado del banco para negocios para establecer que tus finanzas están en regla en caso de que ocurra un desastre.